Le roulement de personnel atteint un seuil critique au Québec. En 2025, selon l’Institut de la statistique du Québec (ISQ), près de 24 % des salariés changent d’employeur chaque année. Cela signifie qu’un employé sur quatre quitte son poste, souvent sans processus structuré de sortie. Or, chaque départ coûte cher. Le CIRANO estime les pertes entre 50 % et 150 % du salaire annuel de l’employé. Cela inclut les coûts de remplacement, la formation, la baisse de productivité et l’impact sur l’équipe en place.

Un récent sondage mené par Emplois spécialisés en 2025 vient appuyer cette réalité. Sur 81 entreprises participantes :

  • 41 % ont subi plus de six départs dans les 12 derniers mois.
  • 30 % ont connu entre 3 et 5 départs.
  • Seulement 11 % n’ont eu aucun départ.

Ces résultats indiquent clairement que le roulement n’est plus un phénomène ponctuel, mais un enjeu structurel. Pourtant, il demeure trop souvent traité comme une contrainte administrative, plutôt qu’un moment clé du cycle RH.

Couplé à une stratégie de recrutement axée sur les sites spécialisés québécois, l’offboarding devient un outil puissant pour stabiliser les équipes et renforcer la culture d’entreprise.

Offboarding stratégique : bénéfices concrets et rôle central des RH

Le terme offboarding désigne l’ensemble des procédures entreprises lorsqu’un collaborateur quitte une organisation. Dans le contexte québécois, un départ doit respecter non seulement les bonnes pratiques RH, mais aussi un cadre légal rigoureux.

La CNESST impose de nombreux aspects. Elle exige notamment la remise des documents de cessation d’emploi. Par exemple, l’attestation d’emploi et le relevé de fin d’emploi doivent être transmis aux autorités dans les délais prescrits. Se conformer à ces exigences évite des sanctions coûteuses.

Depuis 2022, la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels au Québec encadre également le retrait des accès informatiques lors d’un départ. Les organisations sont tenues de retirer les permissions à temps. Elles doivent aussi s’assurer qu’aucune fuite de données ne puisse survenir après le départ. Ce cadre légal garantit la protection des informations sensibles et la réputation de l’entreprise.

Un offboarding complet doit aussi inclure l’entretien de départ. Cet entretien, bien que non obligatoire légalement, est fortement recommandé. Il permet de recueillir des points de vue sur l’expérience du collaborateur. Il peut dévoiler des problèmes internes, comme la surcharge de travail ou la mauvaise gestion.

Le respect de ces étapes assure non seulement la conformité légale, mais aussi une meilleure image de l’organisation. Il protège la sécurité informatique. Et il offre l’opportunité de capter de l’intelligence organisationnelle via les retours de fin d’emploi.

Éléments clés :

  • Transmettre tous les documents CNESST requis.
  • Retirer les accès conformément à la Loi 25.
  • Organiser un entretien de sortie structuré.
  • Révoquer les permissions informatiques.
  • Récupérer les équipements professionnels.

Avantages et rôle RH

Un processus d’offboarding bien implanté au Québec apporte des bénéfices mesurables à court et à long terme. Il va bien au-delà du simple acte administratif.

D’abord, choisir de valoriser chaque collaborateur jusqu’à son départ renforce la marque employeur. Les anciens employés deviennent des ambassadeurs précieux. Ils sont ainsi plus enclins à recommander l’entreprise, que ce soit pour des recrutements futurs ou pour des collaborations externes.

Ensuite, un sondage du CRHA en 2024 révèle que 78 % des employés qui quittent un poste déclarent vouloir partager un retour d’expérience. Les entretiens de sortie leur en offrent le cadre. Ces informations aident à comprendre les causes profondes des départs : salaire, gestion, culture, télétravail.

De plus, un offboarding structuré permet de réduire les coûts associés au roulement. En 2025, certaines études au Québec estiment jusqu’à 200 % du salaire annuel pour un poste spécialisé. Limiter les départs prématurés est donc rentable.

Enfin, ce processus sécurise aussi l’aspect technologique. Le service des TI collabore avec les RH pour retirer immédiatement les accès. Cela évite les fuites de données ou toute utilisation non autorisée.

Le service RH a donc un rôle central. Il coordonne la planification des départs, recueille les données, les analyse et améliore les pratiques organisationnelles. Il agit en gardien de la conformité, du savoir et de la culture d’entreprise.

Éléments clés :

  • Valoriser chaque départ pour renforcer la marque employeur.
  • Réaliser des entretiens de sortie systématiques.
  • Utiliser les retours pour ajuster les politiques RH.
  • Réduire les coûts en limitant les départs.
  • Assurer la sûreté des données avec les TI.

Sécuriser chaque départ : parcours complet et conformité à la Loi 25

Pour rendre l’offboarding performant au Québec, il faut un parcours clair et complet. Ce parcours doit intégrer la sécurité informatique dès le départ.

Première étape : planifier. Avant le dernier jour, une réunion doit impliquer RH, TI et gestionnaires. Ils fixent la date et définissent les responsabilités. Le plan doit préciser qui retire les accès, qui récupère les équipements, et qui conduit l’entretien.

Deuxième étape : l’entretien de sortie. Il doit se tenir idéalement dans les 72 heures avant le départ. Selon le CRHA, cela permet d’obtenir un retour sincère et utile. Il couvre les motifs de départ, les suggestions d’amélioration, et la perception du collaborateur sur l’organisation.

Troisième étape : fermeture des accès. Dès le départ, tous les accès aux systèmes, VPN et courriels doivent être désactivés. Les TI doivent récupérer les appareils mobiles, clés USB, badges et postes. Cela répond aux exigences de la Loi 25.

Éléments clés :

  • Planifier le départ avec tous les acteurs.
  • Conduire un entretien structuré dans les délais.
  • Fermer immédiatement tous les accès
  • Récupérer équipements et badges.
  • Documenter les connaissances clés.
  • Effectuer une vérification post-départ

Transformer un départ en force organisationnelle

En 2025, l’offboarding au Québec n’est plus un simple acte de gestion. Il devient un pilier essentiel de la stratégie RH. Dans un contexte de roulement élevé, chaque départ d’employé doit être vu comme une opportunité : celle de recueillir des apprentissages, de sécuriser les actifs de l’entreprise, et de renforcer la réputation organisationnelle.

Le processus structuré d’offboarding permet non seulement d’assurer la conformité aux lois québécoises, comme la CNESST et la Loi 25, mais aussi d’agir en amont sur la rétention. En donnant une voix aux employés qui quittent, en révoquant systématiquement leurs accès et en conservant leur savoir-faire, les entreprises protègent leur continuité et leur performance. Ainsi, les gestionnaires et responsables RH doivent sortir d’une vision réactive des départs. Ils doivent désormais planifier, standardiser et professionnaliser chaque sortie. Car un départ bien géré ouvre la porte à un retour éventuel, à des références positives, ou à des collaborations futures.

Finalement, l’offboarding est une signature. Celle que l’entreprise laisse à l’employé qui la quitte. Et cette signature doit être cohérente, respectueuse et alignée sur les valeurs organisationnelles. En adoptant une approche proactive, éthique et sécuritaire, les employeurs du Québec peuvent transformer ce moment de transition en un véritable levier de croissance et de rayonnement.