Avec la pandémie de la COVID-19, le télétravail et l’accessibilité croissante aux nouvelles technologies de type user friendly, le recours aux téléconférences est devenu rapidement monnaie courante dans les organisations. Mieux encore, les employés des nouvelles générations sont ceux qui utilisent le mieux ces nouvelles technologies et prennent souvent les initiatives en matière d’invitation et de gestion des appels. Cependant, j’ai remarqué récemment que plusieurs négligent volontairement ou involontairement plusieurs éléments clés des relations d’affaires professionnelles. Or, afin de corriger le tir et pour se mettre en mémoire quelques concepts clés, voici quelques règles d’étiquette à suivre.

téléconférenceTechnologies

D’abord, malgré son accessibilité grandissante, il faut savoir que contrairement au bon vieux téléphone, les applications comme Zoom, Skype, Adobe connecté, AnyMeeting ou Google Meet sont toutes des applications simples à utiliser, mais il faut les connaître. Donc, en rapport avec les technologies, voici les quelques conseils à garder en mémoire :

  1. Assurez-vous que votre interlocuteur connaisse bien votre application, sinon demandez celle qu’il utilise. Si vous êtes familier avec la technologie, prenez le contrôle, c’est l’étiquette.
  2. Si vous avez envoyé une invitation, vous devez impérativement faire le suivi de votre invitation par courriel ou par téléphone.
  3. Si la téléconférence est dans votre organisation, faites un test avant avec tous les membres de l’équipe. Ne pas faire de test est signe de désorganisation de la part de l’organisateur.
  4. Prévoyez un plan de contingence en cas de problème pour vous ou les autres membres, genre suivi dans un autre bureau ou l’écoute par téléphone.
  5. Ne jamais vous défiler d’une conférence planifiée… Si votre collègue, votre client ou d’autres partenaires d’affaires de ne se présentent pas en ligne, vous devez impérativement tenter de les rejoindre par téléphone.

Préparation

  1. Envoyez un ordre du jour au moins 24 heures à l’avance, mais préférablement 48 heures à l’avance… N’envoyez pas votre agenda l’après-midi pour une rencontre le lendemain matin. Si vous le faites, c’est votre manque de professionnalisme que vous mettez en évidence.
  2. Demandez un accusé de réception pour votre agenda par courriel.
  3. Si l’un des membres de la téléconférence doit présenter du matériel spécifique, envoyez-lui un courriel séparément. Essayez de traiter qu’un seul dossier à la fois. Il faut comprendre que nos courriels sont parfois lus en diagonale, c’est pourquoi vos communications devraient comporter des sous-titres. Vous pouvez aussi surligner en gras les points importants. Et surtout, tentez d’écrire un sujet clair dans l’en-tête de vos courriels.
  4. Faites des tests avec votre propre technologie, vérifiez votre éclairage, votre audio et assurez-vous d’être au centre de votre écran et gardez votre caméra à la hauteur des yeux.
  5. Prenez soin de votre environnement (décor), de votre tenue vestimentaire et ayez une apparence professionnelle.

Le jour J de la téléconférence/visioconférence

  1. Appelez depuis un endroit silencieux. Évitez le dérangement des enfants dans la mesure du possible.
  2. Appelez à l’heure. Il faut être ponctuel. Pour les gestionnaires, prenez le nom des personnes en retard et signifiez-les après la réunion. Après tout, ils travaillent pour vous. Évitez les excuses inutiles, les passe-droits donnent l’impression d’une permission non dite.
  3. Présentez-vous correctement, vous devez vous présenter par votre nom complet et de manière positive pour qu’on se souvienne de vous.
  4. Dites votre nom avant de parler, vos collègues participants peuvent ne pas reconnaître votre voix ou votre visage, en particulier lorsque c’est votre première fois ou que vous avez rarement des téléconférences. Un incontournable à faire, surtout si vous êtes nouvelle ou nouveau dans l’équipe.
  5. Soyez à l’aise, trouvez une position assise la plus confortable possible, car vous pourriez vous asseoir pendant des heures pendant la téléconférence. Fermez votre micro si vous avez une quinte de toux ou trop de bruits ambiants.
  6. Ne mettez jamais l’appel en attente. Lorsqu’un appel est mis en attente, un son indésirable peut perturber la téléconférence. Cela distraira grandement les autres parties à la réunion.
  7. Évitez de manger. Bien que vous puissiez être dans votre zone de confort pendant la réunion, vous devez éviter de manger pendant cette période. Vous devez terminer vos collations ou repas avant de vous joindre à la téléconférence.
  8. Faites attention et soyez actif. Vous devez être attentif pendant la réunion. Grâce à cela, vous serez en mesure de comprendre ce qui est discuté. Pour votre gestionnaire, l’appel est important.
  9. Gardez votre table propre. Mettez de côté tous vos objets personnels…
  10. Fermez votre téléphone ou pour les gestionnaires, utilisez le mode vibration pour les urgences. Mieux encore, si vous attendez un appel imprévu important, annoncez-le avant que la visioconférence commence.
  11. Ne répondez pas à tous les courriels. Lorsque vous participez à une téléconférence, vous ne devez répondre qu’aux courriels pertinents.
  12. N’effectuez pas de travail en double sur un autre écran, restez concentré.
  13. Respectez l’ordre du jour. Assurez-vous que vous vous en tenez tous à l’ordre du jour de la réunion et que tous les points sont couverts. Restez toujours sur le sujet. Grâce à cela, vous aurez une réunion réussie.
  14. Évitez les excuses inutiles, remerciez votre auditoire d’avoir été patient, tolérant ou encore empathique en cas de bris des règles d’étiquette.
  15. Faites-vous voir sous votre meilleur jour et dans les meilleures conditions possibles. Vous êtes scruté à la loupe.

Enfin, bien que ces règles d’étiquettes fassent du sens et sont faciles à suivre, sachez qu’il n’y a pas de réunion parfaite. Seulement, en améliorant au fur et à mesure notre gestion des visioconférences, elles deviendront naturelles et de plus en plus agréables. En guise de mot de la fin, n’enregistrez jamais vos conférences et ne partagez pas le contenu de vos enregistrements à moins d’avoir l’accord de tous les participants et d’avoir préalablement informé vos participants. Bonne conférence !